業務効率改善！ビジネスチャットに関して

業務効率改善に役立つといわれるビジネスチャットを導入する企業が増えています。ビジネスチャットは社内外のコミュニケーションを円滑にし、業務効率をアップすることが期待されています。

今回はビジネスチャットの機能や活用事例を中心に紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、主に業務連絡や仕事についての意見交換など、ビジネス上のコミュニケーションのために使用されることを目的とした、チャット用のツールのことをいいます。

そもそもビジネスチャットは、私用向けのメッセンジャーやLINEなどチャットツールが発達したものですが、私用向けチャットツールに比べると、権限の存在やセキュリティの高さ、他のグループウェアなどビジネスツールと連携できる点で異なっています。

ビジネスチャットツールは基本的に複数名が参加できるグループチャットの機能を有しており、複数名のメンバーでリアルタイムに情報を交換・共有できる特長があります。ビジネスチャットツールの主なサービスには、Chatwork、Slack、LINE WORKS、ChatLuckなどがあり、クラウド型やオンプレミス型で提供されます。

現在、一般的となってきた、インターネット上にレンタルサーバーを置くクラウド形態に対応するのがクラウド型です。多くのビジネスチャットでサービスが提供されています。

オンプレミス型とは、自社専用で設置されたサーバーにインストールされたソフトウェアを利用する形態に対応したビジネスチャットです。提供するビジネスチャットツール業者は少ないですが、社内セキュリティ上、自社サーバーにビジネスチャットを設置する必要のある会社はこちらのサービスを利用することになります。

ビジネスチャットの機能

スマホやタブレットなどデジタルデバイスの発達により、外出先でも簡単に連絡がとれるようになり、ビジネスの場面でもよりスピードが求められるようになりました。

そんな中で、ビジネスチャットは、自社の情報を守りながらチームや取引先との情報共有を迅速に実行できるツールとして、下記のような効果、機能を持ちます。

業務連絡の効率UP

従来の業務連絡のやりとりは、電話・メール・紙媒体によるものが中心でした。

電話でのやりとりは、1対1で内容を打ち合わせたい場合や、個別にシェアしたい場合には有効ですが、数名で内容をシェアする場合には不向きなツールです。

また、メールもCC等で関係者に情報を周知することはできますが、数人から意見を聞きたい場合は、各々がメールを見るまでに時差があるため、速攻でのレスポンスは期待できません。

一方、ビジネスチャットは、業務内容のシェアや意見を聞きたい人とグループをつくり、簡単にやりとりができます。メールのように形式張ってメッセージを作成する必要がないので、素早いレスポンスが期待できるのです。

業務連絡やディスカッション以外にも、ファイルやスケジュール、タスクも共有できるので共同作業の効率UPも期待できます。

セキュリティ機能

機密情報のやりとりをするときに注意しなければならないのは、セキュリティです。

ビジネスチャットでは、チャットツールの種類やプランごとにバラエティのあるセキュリティ機能が提供されています。

各社、セキュリティの種類は、端末制御、アクセス制限、ネットワークポリシーやパスワードポリシーの設定、SSL暗号化、ログなど取り揃えており、自社で求めるセキュリティレベルにあったビジネスチャットを選ぶとよいでしょう。

セキュリティが充実した自社環境のビジネスチャットに、取引先など外部の方にも参加してもらうことで、情報漏えいなどのリスクを低減することができます。

ビジネスチャットを導入することで、自社の機密情報をしっかりと守りながら、社内外のコミュニケーションをより円滑にすることができるのです。

ビジネスチャットの活用事例

ビジネスチャットの活用事例として、LINE WORKSを導入された税理士法人のケースを紹介します。

会社名：ウエキ税理士法人

導入したビジネスチャット：LINE WORKS

導入事例の詳細はこちら

経緯：AIが普及していく環境にあり、IT化を進めることが必要だと考え、その一環としてグループチャットの導入を検討することに。LINEは普段から多くの社員が使用しており、一番抵抗が少ないだろうと考え、LINE WORKSの導入を決定した。文章だけのコミュニケーションだと誤解を招く場合があるが、スタンプなら曖昧なニュアンスを伝えることができる点もLINE WORKSを導入する決め手に。

課題：

・長期出張により紙ベースの業務日報を確認するのが遅くなり、情報の陳腐化やコミュニケーションの一本通行化が発生

・不在中の電話連絡や、スケジュール記入・確認が帰社後でないと対応できないため、時間ロスが発生

導入後の効果：

・LINEノートに業務日報を記載することで、管理側はタイムラグなくコメントでき、さらに日報作成者がコメントを返すことができるため密なコミュニケーションがとれるようになった

・業務日報のコメントを返す管理側は1日30分の時間短縮に成功した

・不在中の電話連絡をすぐに担当者に伝えることができ、メッセージに既読がつくことで連絡を見てくれたかどうかがわかるので、取り次いだ側も安心できるようになった

・各職員のスケジュール管理もLINE WORKSを使うようになり、必要な時にすぐにPCで確認できるようになった

・会議の議事録作成時間がもったいないため、動画で良いのではという話も挙がるなど組織の活性化につながった

まとめ

業務のほとんどは社内外の人たちと協力する必要があります。ビジネスチャットは外出先でも業務を遂行できたり、社内外の人とのコミュニケーションを効率的にとれたりできるツールです。

セキュリティ面でも充実したビジネスチャットを活用して業務効率を改善し、働きやすい会社を目指しましょう。