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クリスマスイベントにおける総務の苦労！？いったい何が
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クリスマスイベントにおける総務の苦労！？いったい何が

公開日2021/12/24 更新日2021/12/25

世間ではクリスマスを迎えますが、昨年と同様に新型コロナウイルスの影響で自粛する方も少なくないようです。とはいえ、現在は新規感染者も減少傾向にあり、去年のクリスマスにできなかった分、今年は楽しむという方針の方もいるでしょう。

企業においても社内イベントの一環としてクリスマス会を開催する会社も珍しくなく、本番当日に向け総務の方が中心となって、さまざまな手配に奔走することがあります。
残念ながら、今年はそうした人流を促してしまう社内イベントの開催を自粛する企業がほとんどですが、これまでクリスマスイベントに向けて総務の方々はどのようなことをしていたのでしょうか？

我々の知らない大変さが、そこにはあるようです。

社内にイベントスペースがない場合は会場を手配

比較的新しいオフィスであれば、社員同士のコミュニケーションを促すためのスペースを設けている企業が増えています。しかし、そうしたスペースが無い企業は会場を予約する必要がありますが、イベント当日に近づけば近づくほど会場を確保するのは困難になります。
そのため、9月の後半から10月の前半にかけて会場の予約をする場合が多く、人気の会場であれば7月から手配に動くこともあるようです。

また、事前に参加者を確認した上で収容人数も確認する必要があります。
収容人数ギリギリの会場となった場合、身動きがとりづらく社員同士のコミュニケーションもとりづらいため、収容人数に対して少し余裕のある会場が良いでしょう。

クリスマスならではのコンテンツ企画

社員が一堂に会し、食事をするだけではただの食事会になってしまいます。

クリスマスらしい催しを行うことで、一気にクリスマスの雰囲気を盛り上げる必要があります。
プレゼント交換会やケーキなどのお菓子類は毎年恒例として、余興に関しては皆さん頭を悩ませているようです。
他の会社の例としては、楽器の弾ける社員による演奏会やショートムービーの上映、予算を設けて特別ゲストを招いたりすることもあるため、参考にしてみてはいかがでしょうか。

コンテンツの企画に関しては総務が間に立って、全社員にアンケートを取ってみても良いかもしれませんね。

クリスマスイベント前日から当日の動き

イベント当日に行う内容が決まったら、そこからは進行スケジュールの作成や会場の装飾品の手配、その他必要なものの手配等、イベントの規模が大きければ大きいほどやることは多くなります。

会場を借り切ってのイベントの場合、前日の下見時にさまざまな配置の確認をし、音響設備、照明設備、モニター設備等多くのことを把握する必要があります。
また、当日に関してもイベントを仕切る必要がある場合、リハーサルを行っていてもトラブルに見舞われることがあるため、それらの対応を主に総務が行うためゆっくりイベントを楽しむ余裕は無いようです。

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回はクリスマスイベントにおける総務のお仕事を紹介しましたが、上記のクリスマス会の内容はほんの一例であり、企業規模や社風によって内容はだいぶ変わります。
また、クリスマスイベントは年間を通したイベントの一部であり、他にもさまざまな社内イベントや総会等を取り仕切る必要があります

ここだけ切り取ってもかなり大変なようですが、全社員それぞれの仕事でより活躍できるようにサポートをしたり、社内イベントを企画することで全社に活気を沸かしたりすることで、他の人の喜びを自分事として捉えられる人にとっては、非常にやりがいのある仕事といえるでしょう。

このように、総務の方の仕事は決して表舞台で輝かしい脚光を浴びるものではありませんが、社員が生き生きと仕事に励むことができるのは、総務の方の裏方的な支援があってこそということを忘れてはいけません。

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