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「Excelの便利機能活用術」「データの入力規則」機能で入力作業を効率化

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「Excelの便利機能活用術」「データの入力規則」機能で入力作業を効率化

公開日2018/09/13 更新日2018/09/13

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Excelでは、「データの入力規則」機能を活用することで、セルのリスト入力が可能となる。
今回はその方法を紹介する。

セルにドロップダウンで入力

Excelのセルに決められた選択肢の中からデータを入力する場合、目的の選択肢の文言や数値を毎回入力していては、手間や時間がかかるのはもちろん、入力ミスのリスクも常につきまとう。「データの入力規則」機能を利用すれば、セルにドロップダウンのリストを設け、選択肢を選ぶだけでデータを入力できるようになる。

そのため、データ入力の手間や時間、入力ミスのリスクを最小化できる。リスト入力の選択肢の設定方法は、設定画面にて選択肢を直接指定する方法と、あらかじめセル上に選択肢を用意しておき、設定画面でそのセル範囲を指定する方法の2通りがある。

前者の方法では、まずはドロップダウンを設定したいセル範囲を選択した後、［データ］タブの［データの入力規則］をクリックし、「データの入力規則」ダイアログボックスを開く。［設定］タブの「入力値の種類」を［リスト］に設定し、「元の値」に選択肢をカンマ区切りで入力したら［OK］をクリックする。