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請求書業務が大混乱!?郵便法の改正が月次決算に与える影響とは？

公開日2021/09/14 更新日2021/09/15


郵便物減少への対応や郵便局員の働き方改革につなげることを目的に、郵便法の改正が実施されます。これにより郵便料金の変更や配達頻度の変更などが行われますが、企業経営にも影響が出ると懸念されています。

昨今は企業の財務状況をよりタイムリーに把握するため、月次決算の早期化が重要となっています。しかし今回の郵便法改正は、この月次決算早期化への対応に大きな支障が出ると言われているのです。今回は郵便法改正の概要からその影響、企業経営に影響を出さないための対応策を解説していきます。

郵便法の改正内容

日本郵便株式会社は、郵便法の改正を受けたサービスの見直しを2021年10月から実施すると発表しました。本改正案は、かんぽ生命保険の不正販売問題で被害を受けた顧客の救済を優先させるために国会提出が見送られていましたが、2020年10月に閣議決定されたものです。その主な内容は以下の通りです。

  • 土曜日の郵便物配達を中止
    速達などのオプションサービスを付加していない、普通扱いの郵便物・ゆうメールなどの土曜配達が中止となります。改正前の郵便法では、普通郵便物の配達頻度を「週６日以上」と定めていましたが、本改正により「週５日以上」に緩和されるためです。また普通郵便物の翌日配達も併せて廃止（実施は2022年1月から）されるため、以下のような遅延が発生することになります。
  • 配達（お届け）日数の繰り下げ
    翌日配達の地域や翌々日配達の地域で、1日～3日程度の遅延が発生します。たとえば翌々日配達の地域宛に水曜日に郵便物を出した場合、改正前は金曜日に到着していましたが、改正後は翌週の月曜日着（改正前より＋3日）となってしまいます。
  • 特殊取扱料金の変更
    2021年10月1日の引受分から、速達郵便の料金が1割程度安くなります。
  • 郵便区内特別郵便物の差し出し条件の変更
    2021年10月1日の引受分から、配達日指定郵便の料金区分が変更になります。

郵便法の改正は企業活動のどこに影響する？

この郵便法改正により影響を受けるといわれているのが、バックオフィス部門が行う請求書などの発送業務です。翌日配達の廃止やお届け日数の繰り下げにより、現在より最大3日の遅れが生じることになるため、今までより早めに請求書などの発送を行わなければならないからです。

作成、印刷、承認、捺印、封入、発送と、ただでさえ手間のかかる請求書などの発送業務ですが、これを現在の日程より前倒しするのは業務に混乱を招く可能性があります。かといって相手側の締め日もある関係上、一方の都合だけで勝手に遅らせるわけにはいかないのです。

月次決算の早期化傾向

現在多くの企業では、経営状況をスピーディーに把握するため月次決算を実施しています。年度の売上計画や利益計画と、その月に発生した売上や経費を照合し、月次決算を行うことでタイムリーな経営判断や年次決算業務の負担軽減が可能になるからです。

この月次決算の締め日は企業によって違いますが、さまざまな分析にデータを活用するため徐々に早期化している傾向があります。請求書を送る側は、郵便法の改正により更なる業務の効率化が迫られることになるのです。

郵便法改正や月次決算早期化への対策は？

郵便法の改正や月次決算の早期化に対応するためには、請求書などの発行業務を電子化、つまりデジタル化・システム化してしまうことが一番の解決法だといわれています。相手先の要求に応えるためにメールでのPDF送付やファクシミリなどを使う方法も考えられますが、デジタル化していく他の業務との親和性を考えればバックオフィスの業務もデジタル化を進めてしまうのが得策でしょう。

特に請求書などの発行に限っては、電子請求書発行システムなどのクラウドサービスが多くリリースされています。サービスによって若干カバーする範囲に違いはありますが、ほとんどのサービスでは「印刷・封入・発送」といったアナログなプロセスを省略できるようになっています。

また請求書を受領する側の悩みとして、さまざまな方法や形式で発行される請求書への対応に手間がかかっていたことが挙げられると思いますが、現在では、今までどおりの方法・形式のまま、受領企業の請求書業務をデジタル化するサービスなども登場しています。このように激変する外部環境に対応するためには、請求書に限らずバックオフィス業務のデジタル化（DX化）が必須になっているのです。

まとめ

今回ご紹介したような請求書業務のデジタル化は、改正郵便法への対策だけでなくバックオフィスの働き方改革やテレワークでの業務対応にも有効です。企画・マーケティング部門の64.6％が実施できているテレワークは、財務・会計・経理・法務部門ではわずか28.8％。バックオフィスのテレワークを妨げている「紙文化」と「ハンコ文化」を解消していくためにも、請求書業務だけでなく総合的なデジタル化を進めていきましょう。

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