日報業務だけでも1日30分削減！ビジネス版LINEで中小企業IT化の第一歩。

業務のIT化が進んでいる今日ですが、企業によっては紙ベースのコミュニケーションに慣れ、ITツールの導入に必要性を感じていないかもしれません。しかし、あと数年もすればパソコンやスマートフォンなどインターネット環境に慣れ親しんだデジタルネイティブ世代が経済の中核となり、紙ベースのコミュニケーションを続けていると、知らないうちに時代に取り残されてしまうかもしれません。

そんな中、税務会計・申告の代行や経営相談、コンサルティング等を行っているウエキ税理士法人は、職員同士、お客様とのコミュニケーション最適化のため、IT化推進に踏み切り、日報業務だけでも1日30分のコスト削減に成功しました。

今回は同社代表社員 税理士・中小企業診断士　中田 隼人（なかだ　はやと）さん、コンサルティング部 部長　上田 和朗（うえだ　かずあき）さん、管理部　中井 由美子（なかい　ゆみこ）さんに、当時の課題や、IT化の具体的な取り組み、どのようなツールを使い、効率化を推進していったのかについて詳しいお話を伺いました。

出張で最大1ヶ月遅れる日報のフィードバック

代表社員 税理士・中小企業診断士　中田 隼人さん

- 中田さん：
弊社では、各職員に業務日報を提出してもらっています。以前は紙ベースで職員がその日あったことを書き、幹部がそれをチェックしてコメントを記してから、私や会長がさらに確認して戻すという流れでした。しかしせっかく職員が新鮮な内容を書いてくれているのに、私や会長が出張などで不在だとタイムラグが生じてしまいます。そのため、どうしても情報が陳腐化したり、コミュニケーションが一方通行化してしまったりしていました。



代表社員 税理士・中小企業診断士　中田 隼人さん

- 中田さん：
弊社では、各職員に業務日報を提出してもらっています。以前は紙ベースで職員がその日あったことを書き、幹部がそれをチェックしてコメントを記してから、私や会長がさらに確認して戻すという流れでした。しかしせっかく職員が新鮮な内容を書いてくれているのに、私や会長が出張などで不在だとタイムラグが生じてしまいます。そのため、どうしても情報が陳腐化したり、コミュニケーションが一方通行化してしまったりしていました。

また、職員が外出していることも多く、事務所にお客様から電話がかかってきても、担当者が不在にしていることがあります。その場合、事務所に設置してある連絡帳ノートに電話メモを書いていました。それを担当者が帰ってきてから見るわけですが、やはりここでもタイムラグが起きてしまいますし、見てもつい忙しくて対応が遅れてしまうことがありました。たとえお客様が急ぎではないとおっしゃっている電話でも、ほったらかしにされると嫌がります。

スケジュールについても、各自が予定を手帳やメモ帳に記入したり、ホワイトボードに書いたりしていると、書く作業そのものが手間になります。ホワイトボードは外から確認できないため、他の職員の予定は事務所に戻らなければわからず、不都合が多くありました。

- 中井さん：
電話連絡はメモを残したりメールで伝えたりしても、実際にそれを職員たちが見たのかどうかがわかりません。お客様が急ぎで連絡を取りたい場合でも、その後の確認状況がわからないことは不便でした。

コンサルティング部　部長　上田和朗さん

- 上田さん：
以前からコミュニケーションについてグループチャット等は検討しており、特に事務所内だけでなくお客様とのやり取りにも使えるものがないかと探していました。 しかし、新しいものを入れるときには大きな抵抗があります。LINEは普段から多くの職員が使っていたため、一番抵抗が少ないだろうと考え、LINE WORKSに決めました。また、スタンプの数も多く、日本人向けに使いやすいこともポイントでした。文章だけですときつく感じられてしまうことがありますが、スタンプなら曖昧なニュアンスを伝えることができます。



コンサルティング部　部長　上田和朗さん

- 上田さん：
以前からコミュニケーションについてグループチャット等は検討しており、特に事務所内だけでなくお客様とのやり取りにも使えるものがないかと探していました。

しかし、新しいものを入れるときには大きな抵抗があります。LINEは普段から多くの職員が使っていたため、一番抵抗が少ないだろうと考え、LINE WORKSに決めました。また、スタンプの数も多く、日本人向けに使いやすいこともポイントでした。文章だけですときつく感じられてしまうことがありますが、スタンプなら曖昧なニュアンスを伝えることができます。

- 中田さん：
これだけAIが普及していく環境にあり、私たちの事務所としてもIT化を進めることが必要だと考え、その一環としてLINE WORKSの導入を検討しました。

どんなに立派なシステムでも、使われなければ意味がありません。そんななかでLINEは皆使っているアイテムですし、身近で使い勝手が良いと感じ導入を決定しました。

- 上田さん：
弊社では基本として事務所内にいなくても、どこにいても仕事ができます。よって、場所によらず業務を円滑に進めるための手段として選んだのがLINE WORKSです。

ITの活用が、長時間労働を救う

- 上田さん：
はじめは、紙の電話連絡帳を廃止する時期を決め、LINE WORKS導入時に同時運用して徐々に紙ベースからLINE WORKSに移行しました。職員がそれに慣れたら、徐々に休暇・遅刻届けなどをLINE WORKSで行うようにしました。実際に使い始めてみると、意外と抵抗なく皆がすんなり使えるようになりました。それだけLINEが浸透していたということだと思います。

- 中田さん：
LINE WORKSのノートはコメントを入力することができるので、日報にタイムラグなくコメントができるようになりました。紙の日報とは違い、管理側のコメントに対してさらに職員がコメントを返してくれるようになり、双方向に密なコミュニケーションを取ることができるようになりました。



- 中田さん：
LINE WORKSのノートはコメントを入力することができるので、日報にタイムラグなくコメントができるようになりました。紙の日報とは違い、管理側のコメントに対してさらに職員がコメントを返してくれるようになり、双方向に密なコミュニケーションを取ることができるようになりました。

「既読」が職員とのやりとりを活性化

- 中井さん：
LINE WORKSでは既読がつくことで連絡を見てくれたかどうかがわかるので、取り次いだ側としても安心できるようになりました。外出している職員が多いなか、誰かが見てくれているとわかることで、繋がっているという実感があります。これまであまりコミュニケーションを取らなかった職員ともやり取りすることが増え、社内が以前より打ち解けたような気がします。

時間を無駄なく活用し、生産性向上へ

- 中田さん：
紙ベースでの日報確認は、基本的には午前中に確認するようにしていましたが、出張などで溜まってしまう時にはその量が膨大になってしまいます。朝の貴重な時間を日報の確認だけに使ってしまうことも少なくありませんでした。しかしLINE WORKS導入後は、朝ではなく移動などの隙間時間を使って確認やコメントの返信ができるようになったので、とても時間を有効に使えるようになりました。

職員は、事務所内で日報の作成・印刷・提出から、どこからでもLINE WORKSのノートで入力できるようになったので、1日5分は時間を短縮できていると言っています。これを職員数から考えると、20営業日として月に800分になります。さらに、コメントを返す管理側は、1日30分は短縮できています。管理者は2人いるので、合計で月に1200分になり、日報業務だけでも所内全体で33時間は短縮できています。

職員の距離感が縮まり、働き方を変える提案が生まれた

- 中井さん：
社内の距離感が近くなったことで、例えばスケジュールの管理方法などを事務所内で気軽に提案できるようになりました。LINE WORKSがなければ提案はできなかったし、そもそも業務を効率化するための提案をしようとも考えなかったので、良いきっかけになったと思います。

- 中田さん：
税理士業務はルーチンワークです。そのルーチンワークに、LINE WORKS導入によって変化が生まれました。例えば名刺に外部のトーク連携のQRコードを入れてみようかといった提案があったり、所内の研修会について動画保存してみたり。会議も議事録ではなく動画で保存してみるなど、所内で何か試してみようという変化が生まれ、楽しいと感じています。





具体的な利用シーン



管理部　中井 由美子さん

- 中田さん：
日報は紙ベースからLINE WORKSのノートに移したことで、担当者はどこからでも作成・提出できるようになりました。私たち見る側も同様に、移動中などの隙間時間に確認できるようになりました。 電話メモは月ごとにトークルームをつくっています。月ごとに管理しておくと、過去に遡って確認しやすく便利です。



管理部　中井 由美子さん

- 中田さん：
日報は紙ベースからLINE WORKSのノートに移したことで、担当者はどこからでも作成・提出できるようになりました。私たち見る側も同様に、移動中などの隙間時間に確認できるようになりました。 電話メモは月ごとにトークルームをつくっています。月ごとに管理しておくと、過去に遡って確認しやすく便利です。

- 中井さん：
事務所にお客様から電話があった際、すぐLINE WORKSを使って担当者に知らせるようにしています。各職員のスケジュール管理もLINE WORKSを使うようになり、必要な時にすぐにPCで確認できるようになりました。

業務効率化の先に見える、コスト削減

- 上田さん：
今後は勉強会で動画を撮影し、動画と資料をLINE WORKSにアップしていく予定です。会議も議事録作成の時間がもったいないため、動画で良いのではという話も挙がっています。そうすれば、記録するための時間が省力化され、人件費も削減できると思っています。

- 中田さん：
あと10年ほど経てばデジタルネイティブ世代が経済の中核となり、その時点で、中小企業もITを知らないのでは乗り遅れてしまいます。ですからお客様のIT化は必ず必要ですし、それを手助けすることが、お客様にとって一番近い身近な存在である私たち税理士の使命です。 しかし、使いやすいものでなければ浸透していきません。いろんなITツールがあるなかでLINEはすでに広く普及しており、使いやすさなどの観点から、LINE WORKSはIT化の第一歩として最適なのではないかと思います。

※掲載している内容・所属やお役職は、取材を実施した2018年5月のものです。

ビジネス版LINE“LINE WORKS”が提案するコスト削減

LINEが日常生活のコミュニケーションインフラとして定着し、友だちや家族とのコミュニケーション手段が進化する一方で、業務上のコミュニケーションは社内外問わずメールや電話、対面でのやり取りが中心のままです。

LINE WORKSは、業務上のコミュニケーションに求められる機能性と高い安全性を両立したビジネス向けのチャットツールです。ウエキ税理士法人様の活用例以外にもグループウェアとして様々な使い方があります。例えば、部署やプロジェクト単位で作成したグループトーク上で作成したフォルダに書類データを格納しグループ全員で管理ができます。また、規模が大きい組織では、「予定表」機能で非正規雇用の従業員のシフトの管理や、豊富なテンプレートを備えた「アンケート」機能を使って社員の意識調査が簡単に行えるなど、その活用方法は無限大です。

一見するとツール導入はコストアップのように思われがちですが、このように LINE WORKSはオフィス内だけでなく、拠点間や外出先、移動中など、場所や時間にしばられず、迅速なコミュニケーションによる業務効率化・低コスト化の助力として貢献できるツールといえるのではないでしょうか。LINE WORKSではこのたび、「仕事仲間とのやりとりにLINE WORKSを使う」を多くの方に体験していただきたく、期間限定で永年無料キャンペーンを実施することになりました。キャンペーン期間中にLINE WORKSにご登録いただくと、永年無料でLINE WORKSの特別プラン（フリープラン）をご利用になれます。お申し込みは、キャンペーン期間中の限定受付となります。また、登録後にアンケートにご回答いただくと、先着3,000名様にAmazonギフト券1,000円分をプレゼントいたします。詳細は弊社サイトまで。

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記事提供元

ビジネス版LINE、 LINE WORKS
働き方が、自然と変わる

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