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企業における総務部の役割を改めて検証
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企業における総務部の役割を改めて検証

公開日2021/06/23 更新日2021/06/24


ほとんどの会社には総務部があります。たとえ“部”として設置されていなくても、いわゆる総務が担当するべき業務はヤマほどあります。では、企業にとっての総務部とは、どのような役割を担っているのでしょうか。改めて検証します。

総務部は“なんでも屋”それとも“出世ポジション”？

総務部配属の辞令を受け取ったら、皆さんはどのように感じるでしょうか。会社の中枢を担う経営陣とも接触する機会に恵まれた“出世ポジション”と受け取る人、あるいは、雑用を一手に引き受けなければならない“なんでも屋”と、思う人もいるかもしれません。

どちらも、総務部の一面を示すものですが、企業によっても与えられる役割はさまざまです。

その業務範囲は多岐に渡り、たとえば、消耗品や通信機器、名刺などの物品管理に始まり、オフィス設備や防災対策などを行う設備保守、受付応対など会社の顔として、社外との窓口も担当します。

また、株主総会や周年行事、歓送迎会などイベントの企画運営、従業員の健康管理や慰労のための福利厚生も総務部が担当します。いずれの業務も、会社にとっては欠かせない業務ですが、たとえば営業部のように売上を伸ばす、といった数値的ノルマがあるわけではないので、 “なんでも屋”というイメージがあるのではないでしょうか。しかし、各部署が業務をスムーズに行えるように、サポートするのが総務の重要な役割です。

経営陣の補佐役・参謀としての役割

物品管理や設備の保守、受付対応などが、主な総務業務とすれば、“なんでも屋”というイメージが強くなりますが、就業環境の改善につながる社内ルールの制定や、コンプライアンス重視の観点から、法令に対応する組織体制を整えるといった業務もあります。

そして、不透明で不確実な今の時代に、より強く求められているのが、経営陣をサポートする役割です。経営トップが経営上の意思を決定するためには、国内外の経済や社会の動きなど、さまざまな情報が必要です。

総務部は、多忙な経営陣の補佐役として、その判断材料となる調査データや情報を集め、経営戦略を立てる上での参考となるように、それらを分析しなければなりません。

総務部が事務管理部門の要であり、“出世ポジション”といわれるのは、会社の指揮官である経営トップの参謀としての重要な役割も担っているからです。

専門部署の設置と外部への業務委託が加速

総務部は、官公庁や取引先、各種関係先、金融機関、株主、投資家、関係業界団体、教育関係先、地域社会、消費者など外部との関わりも重要な業務です。また、組織としてのパブリックコメントを発信する広報業務、社会貢献活動なども総務部の担当範囲です。

業務内容があまりにも多岐に渡るため、人員に余裕がある企業は、人事や広報、法務や経理、労務や経営企画などの専門部署を設置することもあります。しかし、中小企業など人員に余裕がなければ、全て兼任しなければなければなりません。

また、より効率を高めるために、外部サービスを利用して、総務業務の一部を業務委託する企業も増えています。

まとめ

総務部の役割、それはどの部門にも属さない業務を引き受け、各部門の業務が円滑に進行するためのサポート役を担っています。つまり、会社全体の課題を解決するためのきわめて重要なポジションであり、企業全体を見渡すことのできる部門でもあるわけです。事務管理業務の全てを束ねて、経営トップにもっとも近い位置にいる部門といえそうです。

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