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覚書って何？　契約書とは何がどう違うの？

公開日2021/05/12 更新日2021/05/13


取引先と契約を結ぶときに、「売買契約書」あるいは「業務委託契約書」のように“契約書”という書面を取り交わします。一方、“覚書”という書面を交わす場合もありますが、契約書とはどう違うのでしょうか。

「メモ」と「契約成立を証明する書面」との違い

覚書も契約書も、契約の内容を記した文書の表題です。どちらも契約に関する約束事を記した書面です。広辞苑によると、覚書は「忘れないように書いておく文書、メモ」「国家間における情報伝達の一形式」とあり、契約書は、「契約の成立を証明する書面」とあります。

広辞苑の表記にある「メモの覚書」と、「契約成立を証明する書面」を比較すると、大きな違いがあるように感じますが、法的な制約があるわけではなく、覚書と契約書の効力に、明確な違いがあるわけではありません。

契約時に交わす覚書も契約書も、取引をする両者が合意していることを示すための証拠書類のようなもので、重要なのは契約の基本的な内容が記されているかどうかです。

契約締結時の双方の意思が一致していることを証明

契約とは、「対立する複数の意思表示の合致によって成立する法律行為」です。契約による贈与や売買、交換、賃借、請負、雇用、委任、寄託などの権利や義務関係は、民法や商法によって守られ、契約の履行が裁判所によって保護されます。

そのためには、契約締結時に双方の意思が一致していることと、合意事項の内容が相応のものであると認められるものでなければなりません。それを証明するのが覚書であり契約書です。

覚書と契約書の使い分け

覚書と契約書の効力に、明確な違いがあるわけでもないのに、なぜ、両方の書面があるのでしょうか。そして、どのように使い分けているのでしょうか。

契約書は、「契約の成立を証明する書面」ですから、契約当事者には署名と押印が求められ、それぞれが同一のものを所有します。

一方、覚書は、正式な契約書を交わす前に、当事者が契約に関する合意事項・約束事を確認するために書面にしたものです。もしくは、すでに作成した契約書の内容を一部変更したりする場合などにも交わされます。

しかし、書面の表題が“覚書”であっても、契約の基本を定めた内容になっているものは、契約書とみなされます。

リスク回避の証拠書類

ところで、契約そのものは、覚書や契約書が必ずしも必要なわけではありません。口頭であれ、電話のやりとりやFAX、Eメールでも、双方が合意していれば契約は成立します。ではなぜ、覚書や契約書を交わしているのでしょうか。

契約が、取り決めた通りに進行していれば、覚書も契約書も必要がありません。ところが、事前に約束した通りに契約が履行されず、トラブルに発展してしまうこともあります。

そうしたリスクに備え、約束通りに契約を履行されるようにするための、いわば保証書のようなものです。契約の内容は、民法や商法によって守られ、契約の履行が裁判所によって保護されます。契約内容を示すための証拠書類となるのが、覚書であり契約書です。

まとめ

覚書も契約書も “契約成立の証拠”となる重要な書面ですから、法務担当者は、後々のリスクを回避のためにも、契約内容を細かく記しておかなければなりません。契約当事者の双方が納得する文言の調整には、法的な問題もからんできます。弁護士などの専門家に相談しつつ、様々な取引を想定して準備をするとよいでしょう。

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