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「オンライン入社式の手順と注意点」をガイアックスが公開

公開日2021/03/15 更新日2021/03/16


オンラインで入社式を行う企業が増えていますが、どのような準備を進めていけばいいのかわからない、という声も多く聞かれます。入社式だけでなく社員総会、株主総会など、あらゆる会社行事のオンライン化をサポートしているガイアックスが、入社式をオンライン化して配信する手順や、細かな注意点を公開していますので、参考にしてはいかがでしょうか。

入社式をオンラインで行う方法

まず、取りかかるべきは、入社式をオンラインで行うためのツール選びです。大人数に対応できること、YouTube Liveへの繋ぎ込みができること、参加者認証ができることが重要です。その要件を満たしているツールとして、ガイアックスが推奨しているのがZoomです。

入社式の手順として、まず参加する新入社員や社員に、Zoomのリンクを共有しておかなければなりません。そして、参加不参加を事前に確認しておくことも、オンライン入社式をスムーズに進めるためには大切なことです。

オンライン入社式を一般公開する場合には、双方向ではない形で公開できるように整備します。おすすめは、人数制限に縛りのないYouTube LiveとZoomを組み合わせる方法です。

オンライン化がつまずくのは？

入社式をはじめ、会社行事のオンライン化がつまずくのは、「操作方法に慣れるまで時間がかかる」「参加者との双方向性の交流ができない」「ファシリテーター人材を育てる必要がある」などです。

Zoomは多くの機能を備えたとても便利なツールですが、操作方法に慣れるまでに時間がかかる人もいます。当日までに「覚えられない」という人は、基本的な操作方法をメモとして用意しておくといいでしょう。

また、「参加者との双方向性の交流が上手くいかない」という声も多いようです。この点は、数をこなすことで慣れてくるでしょう。Zoomにはブレイクアウトセッション、参加者アンケート、チャット機能、画面共有などの便利な機能があります。使いこなすことで解決できるようになります。

オンラインでの入社式や会社行事を、円滑に進めていく鍵を握るのは、会議の進行役となるファシリテーターです。これは、ツールでは代用ができません。参加者との双方向性のコミュニケーションを取ることに長けた、オンラインにふさわしいファシリテーターを育成していかなければなりません。

そんな時間がない、社内に適任者もいない、という場合は、外部のファシリテーターに依頼するという方法もあります。

入社式をオンラインで行う際のコツ

以上の点を押さえて、入社式をオンラインで行う際のコツを見ていきましょう。ガイアックスがコツとして提示しているのは、次の4点です。

  1. ファシリテーターとオペレーターのリハーサルを行う
  2. 参加者管理・注意事項を事前に共有
  3. 安定した配信環境を構築する
  4. 自社でノウハウをまとめてPDCAを回す

会議を進行させるファシリテーターがつまずいてしまうと、参加者が不安になります。事前にファシリテーターとオペレーターのリハーサルや、どのようなツールやアプリを使用するかなども、検討しておきましょう。

また、参加者管理や注意事項を、事前に共有することも大切なことです。とくに注意が必要なのが、入社式をYouTubeなどに公開する場合です。著作権や肖像権にも、十分に配慮する必要があります。

安定した配信環境も、会社行事をオンライン化していく上で欠かせません。一度慣れてしまえば、複数のプロジェクトに応用できる便利なノウハウです。

また、同じミスを繰り返さないためにも、問題点を洗い出した上でノウハウをまとめることが大切です。そして、PDCAを回しノウハウの修正を繰り返すことが必要不可欠となります。

まとめ

ITの進化により、入社式までオンラインでできる時代です。コロナ禍で、急遽オンライン化をしなければならなかった特殊な事情もありますが、この流れはますます加速していくでしょう。

一年の節目である入社式を成功させるためにも、十分に準備を重ねて実施できるとよいですね。

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