給与明細の電子化に伴うメリット・デメリット

給与明細は、給与の支給額やそこから差し引かれている社会保険料や税金の控除額を従業員がチェックするための通知書です。以前は紙による配布が一般的でしたが、近年ではスマートフォンの普及もあり、給与明細を電子化して通知する企業が増えています。

そこで今回は、給与明細を電子化することのメリットとデメリットについて詳しく解説しましょう。

給与明細を電子化するとは？

給与明細の発行は所得税法の中で義務付けされているため、企業は「支払を受ける者」である従業員に必ず発行・交付する必要があります。しかし、交付の方法は必ずしも紙である必要はなく、電子化による方法でも問題はありません。なお、ここでいう電子化とは、国税庁のホームページによると以下の３点です。

①電子メールの利用による方法

②社内LAN・WAN、インターネットなどを通して閲覧する方法

③フロッピーディスクやCD-ROM、MOなどの磁気媒体に記録し、交付する方法

給与明細の電子化は法的にも問題はない

2006年度の税制改正において、2007年１月１日以降に交付する給与明細については、電磁的方法すなわち電子化によって交付できることが規定されました。ですので、給与明細を紙ではなく電子化して交付することは法律上問題ありません。

ただし、所得税法においては、給与明細の交付を受ける従業員が承諾した場合にのみ、電子化ができると定められています。そのため、もし従業員側が書面での交付を求めた場合、企業側はそれに応じるのが原則です。

現在では、スマートフォンやパソコンの利用が一般的になりつつありますが、特に年配～高齢の方だとネット環境が整っておらず、紙での交付を希望するケースもあります。その場合、企業側はその申し出を断ることはできません。

給与明細を電子化するメリットとは？

給与明細の電子化は、従業員側と企業側双方にメリットがあります。まず、従業員側にとってのメリットは以下の２点です。

従業員側のメリット1.　紛失の危険性を減らせる

給与明細を紙による交付を受けた場合、紛失しやすいという難点があります。また、紙だと紛失した場合は個人情報の流出につながる恐れがあり、内容を誰かに見られるリスクも生じるでしょう。電子化されたものだと本人が持つ端末にのみ交付されるので、紛失の心配はありません。

従業員側のメリット2.　過去の分も含めて、内容を確認しやすい

過去の明細の内容をチェックしようと思った場合、紙だと保管した場所からわざわざ取り出す必要があり、手間がかかります。書類をきちんと整理整頓していない場合は、探し出すのに時間がかかるということも起こりやすいです。電子化されたデータであれば、スマートフォンやパソコンさえあれば過去の文でも簡単に閲覧できます。

また、給与明細を電子化することの企業側のメリットは以下の２点です。

企業側のメリット1.　発行の経費を削減できる

給与明細を紙で発行する場合は、紙代や印刷代、封筒などの費用がかかります。在宅で働いている人等がいるときは、郵送代も必要です。しかし、電子明細で交付する場合はペーパーレスであるため、こうした費用がかかりません。従業員の多い企業ほど、経費削減の効果は大きくなるでしょう。

企業側のメリット2.　業務負担を軽減できる

紙の給与明細を従業員に発行する場合、印刷、封入、配布などの作業が必要です。これらは毎月、人の手で行わねばならず、担当部署にとっては労力を要する業務といえます。しかし、電子化すればこうした物理的な作業が不要であり、業務負担を一気に軽減できるでしょう。

給与明細を電子化するデメリットは？

一方で、給与明細の電子化にはデメリットもあります。従業員にとっては以下のような問題が起こる恐れがあるので注意が必要です。

1.個人情報流出のリスク

ネット経由で給与明細のデータが配信される場合、人的ミスやシステム障害による誤配信、外部からのハッキング、社内システムのパスワード漏洩などによって個人情報の流出リスクがあります。

2.電子化の利便性を享受できず、新たな手間が発生することもある

今やスマートフォンやパソコンは広く普及しつつありますが、すべての人に行きわたっているわけではありません。例えば、今もガラケーを使用していて、自宅や会社でパソコンを使用しないという場合、電子化された給与明細を受け取るのに手間がかかることもあります。

ただし先述した通り、所得税法では従業員側が紙での配布を希望した場合、企業側にはそれに応じることが義務付けられています。その際、「紙で渡してほしい」という意思表示を会社側に示すことが必要です。

一方、企業側にとってのデメリットは以下の通りです。

1.「同意しない」従業員を減らす対策が必要

先述の通り、給与明細を電子化して交付する場合、交付を受ける従業員側の同意が必要です。もし従業員側が同意をしなければ、紙代や印刷代のコスト削減や業務負担の軽減化といった電子化によるメリットは受けられません。従業員に同意してもらえるように、電子化の導入に当たっては丁寧な説明を行うなどの対策も必要です。

2.既存の給与計算システムと給与明細電子化のシステムが連動しにくい場合も

給与明細を電子化するシステムは、給与計算システムから給与情報を読み込むバージョンと、二つのシステムが一体的に運用されるバージョンの２種類があります。

一体的に運用されるバージョンであれば問題ありませんが、現在使用している給与計算システムとは別のシステムを導入して電子化する場合は、給与情報を読み込むバージョンでの運用が必要です。その場合、システム間の連動がうまくいかないことがあり、読み込み時のデータ処理に時間がかかったり、ミスの原因となったりする恐れがあります。

まとめ

給与明細の電子化は、企業側にとっては紙代や印刷代などのコスト減、業務負担減などのメリットがあります。しかし、従業員に同意してもらえるように対策が必要、既存のシステムとの連動がうまくいかない場合があるなどのデメリットもあるので、導入の際は注意が必要です。一方、従業員にとっては、紛失のリスクを減らせる、過去のデータを閲覧しやすいなどのメリットがあるものの、個人情報漏洩のリスクや、人によっては新たな手間が発生するといったデメリットもあります。

給与明細の電子化に対しては、企業側と従業員側の双方がメリットとデメリットを事前に認識しておくことが大切です。デメリットについては問題が顕在化する前に、早めに対策を考えておきましょう。