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現金VSカード　どっちがお得？企業における経費の取扱方法メリット・デメリット

公開日2021/01/14 更新日2021/01/15


事業活動の費用は、経費として計上することができますが、支払い方法は現金をはじめ、クレジットカードやプリペイドカードなど、いろいろあります。
今回はそのメリット・デメリットを押さえておきましょう。


現金からクレジットカードなどいろいろな支払い方法

事業活動には、事務用品や備品の購入、出張に伴う交通費や宿泊費など、さまざまな費用が発生しますが、その都度、現金で用意するという手間を省くため、クレジットカードやプリペイドカードなどを利用している企業も多いのではないでしょうか。

事業用クレジットカードもありますが、小規模事業主や個人事業主は、個人名義のクレジットカードを利用しているケースもあります。会社での経費を、個人名義のクレジットカードで支払うことは、何ら問題はありません。

ただし、経費として計上し、経費として認められるためには、明細や領収書をしっかりと保管し、後に税務署の調査が入ったときに、業務上の経費であることを証明できるようにしておく必要があります。

経費をクレジットカードなどで支払うメリット

では、経費をクレジットカードなどで支払うメリットを見ていきましょう。

まず、経費の管理にかかる手間が軽減され、経理業務の効率化につながります。
現金で経費を支払う場合には、レシートや領収書を整理し、「いつ、どこにいくら使ったのか」を仕訳しなければなりません。領収書の枚数や支払先が多くなれば、経費の計上もれや同じ経費の複数計上などのミスも発生しやすくなります。

一方、クレジットカード払いなら、利用明細書で「いつ・どこに・いくら使ったか」を一目で把握することができます。クレジットカードと連携し、会計処理を自動化する会計ソフトもありますから、そういうソフトを活用すれば、業務の効率化がさらに進みます。
また、クレジットカードで支払う場合は、支払日が決まっていますから、手元に現金がなくても急な出費に対応することができ、資金繰りにも余裕が生まれることでしょう。
そして、馬鹿にできないのがポイントの有効に活用です。たとえば、出張が多い企業なら、貯まったポイントで航空機の座席をグレードアップすることもできますし、ポイントで旅費を削減することもできます。

経費をクレジットカードなどで支払うデメリット

クレジットカードなどで経費を支払うと、さまざまなメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。会計処理を一元化できるのが一番のメリットですが、個人用と事業用のクレジットカードの両方を利用する場合は、通常とは異なる会計処理が必要となります。

また、確定申告の方法や経費が引き落とされる口座の種類によっては、仕訳が変わるため注意が必要です。

一番のデメリットは、税務署から経費として認められないケースもあるということでしょう。国税庁は「クレジットカード会社が発行する利用明細書は領収書の代わりとしては使えない」とも受け取れる見解を出しています。

しかし、「利用明細については、領収書の代わり（請求書など）に該当するとしている」という見解も示していますので、経費として計上する場合は、利用明細書だけでなく領収書も保管しておくことが大切です。

要は、事業のために使用した経費であることを、はっきりと証明できれば、経費として認められる可能性も高くなるということです。

まとめ

経費を多く計上することは節税につながりますが、なんでもかんでも経費に計上できるわけではありません。もし、経費として計上したものが、税部署で認められなければ、過少申告となって、加算税を支払うことになってしまいます。

また、クレジットカードやプリペイドカードでの支払いでも、経費として認められるケースと認められないケースがありますから、税理士や会計士、税務署などと相談することをおすすめします。

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