人事管理の効率化アップ!人事担当者にできることは？



採用活動や雇用契約、人材育成に人事計画・評価と人事の業務は多岐にわたります。定型でない業務も多く、多くの会社で人事業務の効率アップは課題となっているのではないでしょうか。
また近年はコンプライアンスに関する管理業務も増え、ますます人事担当者の業務負担が増える原因にもなっていることでしょう。

今回は人事業務の効率が上がらない要因や、効率化のためのポイントをご紹介していきます。

人事業務の効率が上がらない要因とは？

チャットサポートツールを提供するチャットプラスが、2019年に人事担当者1,090人に対して「業務の悩みや業務の効率化」に関する調査を行いました。この中で「人事総務の業務においての課題はどのようなことか」という質問を投げかけたところ、返ってきたのは以下のような回答（抜粋）でした。

　・勤務評価および業務の効率化

　・ペーパーワークの減少、および効率化

　・勤怠管理と個人情報保護の徹底

　・定型業務の効率化

　・社員の教育研修、優秀な人材の確保

これを見ると多くの方が定型業務の効率化、コンプライアンスに関わる管理業務の徹底、社員教育と採用活動に悩みを持っていることがわかります。また「日々の業務で大変だと思うことは何か？」と質問したところ「都度対応」（37.3％）、「管理業務」（21.7％）、「同じ説明を繰り返すこと」（21.5％）、「書類の整理」（17.5％）という回答でした。

都度対応とは、社員などから業務に関する問い合わせがあったときに応対することを指していると思われますので、この手間の削減は確かに悩みの種でしょう。管理業務は定型作業の効率化を図ることで、また同じ説明を繰り返すことはマニュアルの整備等で、解決もしくは手間の軽減ができるかもしれません。

人事業務効率化のためのポイント

上記のような人事業務の悩みを解決するためには、いくつかのポイントがあります。

●業務フローの作成とマニュアル整備
業務フローとは、ある業務に関する作業の流れを図式化したものです。この図式の流れは時系列順に並んでいるので、作業が進むにつれて関係する他部署や確認すべきマニュアルなども記載できます。利用者はこの流れを順に進んでいくだけで、連絡先や必要とする情報をマニュアルから手に入れられるというわけです。この業務フローとマニュアルを整備しておけば、「同じ説明を繰り返すこと」ばかりでなく「都度対応」の時間も軽減できるでしょう。

●年間スケジュールの作成
人事業務は、採用活動、人事評価、研修など、実施時期が決まっているものも多いと思います。人事部のメンバーであれば業務の大まかなスケジュールは把握していると思われますが、大事なことはメンバー全員が見られるように一元化して共有することです。スケジュールの共有は、余裕を持って各定型業務を進められるだけでなく、優先順位の確認、期日忘れのようなミスの撲滅にも有効です。イントラネットが社内にあるなら、人事部のポータルサイトを作ってスケジュールの共有を行いましょう。

●HRテクノロジーの利用
HR（Human Resources）テクノロジーとは、人事の各業務を情報技術の活用により効率化するシステムのことです。一般的には、ソフトウェア開発各社から「人事管理システム」や「人事システム」という名前でリリースされているITツール（アプリ）のことを指します。

先述のチャットプラスのアンケート調査では、「業務を効率化するために必要だと感じること」との質問に対し「人材の確保」が40.7％、「ツールの導入」が26.8％でした。また、ツールの導入については半数の50.3%が未導入であると回答しています。

人事管理システムの導入

人事管理システムは各サービスによって違いがありますが、「従業員情報の管理」、「給与計算」、「勤怠管理」、「労務管理」、「雇用契約管理」、「ワークフロー」、「人事評価・タレントマネジメント」などがセットに（もしくは選択できるように）なっているものがほとんどです。

なかでも、「従業員情報の管理」は人事の根幹となるもので、従業員の住所や緊急連絡先、所属部署、役職（昇進情報）、学歴、過去の職歴、所持している資格、採用時の情報（履歴書等）、賞罰などを一元管理するものです。

このような機能がひとまとめになった人事管理システムの導入は、マイナンバー制度の実施を機に各社で進んでいます。これまでバラバラに管理されていた人事のデータを一つのシステムに集約することで、人事業務の大幅な効率化につながるからです。

そしてもう一つ重要な点は、セキュリティです。従業員情報がバラバラに管理されている状態ではプライバシーの記載された人事情報を社外に持ち出されてもわかりにくく、判明したときには手遅れになっていることも考えられます。アプリによっては情報の暗号化など、高いセキュリティ機能が実装されている場合もありますが、大切なことは情報が一つのシステムに集約され、情報のイン／アウトがしっかり管理できることです。

ITシステムの導入というと導入期間の長さやコストの高さが気になりますが、以前はオンプレミス型（企業でサーバーを準備し自ら運用するシステム）が多かった業務システムも、現在ではそのほとんどがクラウド型でリリースされています。導入期間とコストの両面で導入しやすくなっているのです。

まとめ

人事業務効率化のためには業務フロー作りや年間スケジュールの作成も大切ですが、人の手で行えることには限界もあります。毎月利用する費用はかかりますが、人事管理システムの導入効果は絶大です。最終的な費用対効果を考えて、ぜひ導入を検討してみましょう。