稟議の意味・必要性を知って、現場で活用しよう！

ビジネスの現場でよく耳にする稟議というフレーズ。とくに物品の購入や接待など、費用が発生するシーンでは稟議書を作成して、組織内で稟議を通す必要があります。

このような制度は、日本独自の仕組みで海外の企業ではあまり導入されていません。そもそも稟議は、どのような必要性があって日本企業や公官庁で使われているのでしょうか。

そこで今回の記事は、稟議をテーマに取り上げます。基本的な知識を身につけながら、稟議の必要性についても解説をします。

稟議の意味

稟議とは、従業員が自身だけの権限では決められない事項について、上層部や関係者から承認をもらう手続きのことです。

この過程において、稟議書という書類を作成しなければなりません。稟議書を申請して、社内で許可を得る必要があります。

稟には「申し出る・申し受ける」、議には「相談・意見」という意味があります。稟議が必要になるのは、会議や打ち合わせを開くほどではないけれども、社内での承認を得たいレベルの事項です。

例えば、以下のようなケースが挙げられます。

・パソコンや携帯電話、椅子、デスクなど事務用品・備品の購入

・交通費や宿泊費などがかかる出張の可否

・社内でイベントを開催する費用

・クライアントの接待

・クライアントとの契約

・金融機関からの融資

・広告枠の購入

・新卒・中途人材の採用

組織の規模や特徴によって、稟議を通さなければならない内容は異なります。高額な金額の必要がかかる案件ほど稟議が必要となる傾向にあり、直属の上長だけではなく役員・経営層までの承認がいるケースも少なくありません。その分、許可がおりるまでの時間がかかります。

一方で経営者に近く、スピード感を重視するベンチャー企業では、稟議が存在しないことも珍しくありません。

また稟議に類似している制度として、決裁が挙げられます。稟議との違いは、決裁を通す対象は1名だけという点です。部下が直属の上長に提案をして、承諾をもらえれば済みます。従業員の少ない中小企業では、稟議ではなく決裁を利用するケースが多くなります。

稟議の必要性

稟議書を作成して、稟議を通す仕組みは、日本独自のものだといわれています。なぜ、このような制度が必要とされてきたのでしょうか。

1つは、会議にかかる手間や時間を省くためです。

企業規模が大きくなるほど、上層部や関係者のスケジュールを合わせることは難しくなります。また話し合いがもつれた場合、迅速に許可が欲しい案件であっても、最終決定まで時間がかかるでしょう。

このように会議を開催するには労力がかかりますが、稟議では書類を確認するだけで済みます。また書面で情報が残り、事実確認がしやすいことも利点です。

会議では重要なポイントを記録していても、すべての内容を残しているわけではありません。参加者同士で、共通認識していないこともあり、その意味で稟議書は有効に働きます。

2つ目の必要性は、関係者各位が稟議書に目を通すことで、情報共有や協力体制を構築するためです。組織を横断するような内容であれば、他部署での連携をはかることができます。

このように組織を効率的に運営するために、日本人が知恵を絞って生みだした制度が稟議です。

意思決定権を経営者が待つトップダウン型の企業が多い日本では、稟議が有効に働いてきました。一方で海外にも稟議はあるのですが、個人に軸を置いた欧米型の企業では、あまり浸透していません。

しかしグローバル化が進んでいる現在では、稟議に弊害が生じてきています。例えば稟議書の手直しや、多数の承認が必要になる場合、スピードが遅くなります。ビジネスチャンスを逃すような事態にもなりかねません。

このような稟議のデメリットを克服することが、今の組織には求められています。

稟議を活かすために

依然として、稟議が必要な組織が多い日本社会。競合他社に打ち勝つためには、稟議を円滑に通すための工夫が求められるでしょう。

その1つが情報収集です。承認を得やすくするには、どんな内容が求められるのか、事前に情報やデータ、根拠を集めておきましょう。費用がかかるものは、詳しい見積を算出しておきます。

また情報発信も重要です。稟議を通す前に、提案したい内容を社内に発信して、関係者から賛同を得ておくことで進めやすくなるでしょう

これは、いわゆる根回しといいますが、普段の人間関係や人付き合いが反映されるタイミングです。日ごろから積極的に上層部との関係を持つことをオススメします。

無理に仲良くなったり、持ち上げたりするという意味ではなく、自分がどんな役割・仕事をしていて、どんな計画・考えをしているのか発信する習慣を持っていくことが大切です。

あまり面識のない部下から、事前に知らない内容が稟議にまわってくるよりも、なじみのある部下から事前に共有されていた内容の方が、上長も判断をしやすくなります。

このような工夫を従業員がするだけでなく、企業も改善できることは多数あるでしょう。例えば、ソフトバンクグループでは、24時間経った稟議は自動承認される仕組みがあります。

従業員と組織が一丸となって稟議のよさを活かすのが、日本的な経営であり、ビジネスを加速させる方法ではないでしょうか。

まとめ

今回は稟議について、その意味や必要性を解説しました。日本の組織に利用されてきた独自制度は、ビジネスを発展させるために、この現代社会でも有効です。従業員と組織が改善をかさねることで、スピーディーに稟議を進めることができるでしょう。