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新しい人材を募集したい時や、入社が決定した時などに採用稟議書を回します。採用稟議書があることで、情報共有がスムーズに進んだり、関係者の合意を得やすいなどメリットがあります。今回は、抑えておきたい採用稟議書の書き方やポイントを解説します。ダウンロードできるフォーマットも付いていますので、ぜひご活用ください。
採用稟議書とは
稟議書は、社内で意思決定する時の手段の一つとして利用される書類をさします。採用稟議書は、採用担当者が利用する稟議書のことです。求人募集を開始する時や、採用を決定した時など、社内の合意を得る必要がある際に使用します。
採用稟議書は必ずしも必要とは限りませんが、活用することで社員の理解と承認を得ることができ、採用活動がスムーズに進みやすいです。なお、稟議書なので、第三者と契約を取り交わすものではありません。作成するときは、回す時間を考慮して余裕を持って作成すると良いでしょう。
複数の承認者がいる場合、時間と手間がかかるデメリットはありますが、いざ決定するとスピーディーに実行できるという利点があり無駄な時間を省くことができます。
どのような時に採用稟議書が必要になるのか？
大きく2つに分けられます。
①募集を開始する時
人材を募集するタイミングで関係各所に情報を共有する目的で稟議書が回されます。稟議書を活用することで、採用活動に関わる時間やコストに関して、関係者から合意を得ることも目的の一つです。いざ募集を開始すると外部に情報を公開することになります。社内で情報共有漏れを防ぐ為に、十分な余裕がある段階で稟議書を回すことが大切です。情報がしっかり共有されていれば、インタビューなど社員の協力が得やすくなります。社員からの情報が充実すると、他社と差別化をはかったり、より内容の濃い情報を求職者に届けやすくなるなどメリットが大きいです。
②採用が決定した時
採用活動は主に人事が主体で行います。内定者が決まるまで、人材の情報は人事しか知りません。その為、内定者が決まった段階で、どの部署でどのような人材を採用することになったのか、情報共有する際に稟議書を活用します。採用稟議書を活用することで、認識のズレを防止し、合意を得た上で関係者に受け入れの準備を進めてもらうことができます。企業の発展の為に新しい人材は必要不可欠ですが、事前の採用した人材の情報がないと、社員に不安を与えてしまうリスクがあるので、採用を決定した段階で稟議書を回すことは有効な手法です。採用稟議書を回す時は、余裕を持って回しましょう。特に入社予定日が決定している場合は、入社してくる前に全員に稟議書が回るように工夫する必要があります。
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