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選考である以上、自社の基準に満たなかった応募者については採用を見送ることになりますが、その際には不採用通知を出さなくてはなりません。受け取る側からすれば望まない書面だけに、それを出す側にとっても心理的な負担となりますが、このプロセスをうまくこなしていくことで、その応募者と再度縁があったときにスムーズな関係性を築きやすくなります。
この記事では、不採用通知をメールで出す場合の注意点や例文などを紹介していきますので、今後の参考にしてみてください。
そもそも不採用通知をする必要があるのか？
不採用とした応募者は自社を候補先として選び、応募書類を用意したり、面接会場まで足を運ぶなどしてくれていますので、不採用通知を行うのは当然のマナーともいえます。応募者は自社だけを受けているとは限らず、並行して他の会社も受けている場合もありますので、自社の選考結果次第でそれからの予定が変わってくるだろうことを考えれば、たとえ不採用であってもその旨は伝えるべきです。
また、不採用通知は先々のリスクヘッジにもつながります。不採用とした応募者が取引先の従業員として採用された場合、自社の商品やサービスの顧客となり得る場合などをイメージしてみれば、ずさんな対応を行ってイメージダウンさせるのは避けたいところです。
不採用通知はメール？電話？
不採用通知は電話よりもメールで行うほうがおススメです。電話で行う場合でも、望んでいないだろう内容を応募者本人へ伝えなければならないという心理的負担があり、ひとつひとつの対応における時間的負担が大きいなどデメリットが目立ちますが、ひとつの誠意の見せ方としては悪い方法ではありません。注意すべきは、不採用通知を電話で行うだけでなく、メールでも重ねて通知しておくという点です。
電話で話す場合には結果のみ伝えるだけで終わってしまうことが多く、どことなくしこりが残ったように思えてしまうかもしれません。加えて、聞き間違いなどが生じれば、後に言った・言っていないのトラブルとなる可能性もあるため、文書として残せるメールでも通知するほうが安心です。
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