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自分でタイムマネジメントするコツ

公開日2020/05/17 更新日2020/05/18

リモートワークを導入する企業の増加に伴い、改めて見直されているのが“タイムマネジメント”の重要性です。時間を有効活用するためにも、また、効率よく仕事を進めるためにも大切な“タイムマネジメント”のポイントを押さえておきましょう。

時間管理と仕事のコントロール

「タイムマネジメント」という言葉を耳にすることも多いでしょうが、皆さんはどのように理解しているでしょうか。

直訳すれば「時間管理」となりますが、ビジネスの現場では、“目標を達成するための時間を有効活用するビジネススキル”と、とらえるのが一般的です。つまり、単に時間を管理するだけではなく、“仕事をコントロールする”という意味が込められています。

ですから、タイムマネジメントが上手にできるということは、仕事がデキる、仕事を進めるスキルが高い、という評価にもつながってくるものです。

タイムマネジメントをうまく進めるコツ

タイムマネジメントを成功させるには、まず、やるべきことをリスト化することです。ここで大切なのは、「〇〇を仕上げる」といった大雑把のものではなく、仕事内容を細かくタスク化することです。

たとえば、企画書を〇日までに仕上げなければならない場合、まず、企画書作成に必要なデータを揃え、使用する図表や写真の選択し、企画書の構成を考えて作成に取りかかるでしょう。

それを細かくタスク化してくことで、何をいつまでにやっておけば、期日までに仕上げることができるかどうかが見えてきます。

また、予定にゆとりをもたせることも大切です。在宅勤務となれば、オフィスで仕事をする環境と違って、突発的なアクシデントで仕事を中断しなければならないこともあります。たとえば、小さなお子さんがいる場合や、仕事とは関係のない来訪者や電話への対応などに時間を割かなければならないこともあります。

タイムマネジメントが、単なるスケジュール管理と違うのは、ただ予定を立ててそれをこなすというだけではなく、目標を達成するために、時間を上手にコントロールするということです。

進捗状況を毎日チェック

これくらいのタスク管理やスケジュール管理は、手帳やアプリケーションを利用して、「常日頃から心がけている」という、ビジネスパーソンも多いことでしょう。

確かに、今は便利なツールも各種ありますから、管理そのものは、一昔前に比べると格段に進んでいるはずです。

皆さんが行っているタスク管理やスケジュール管理を、さらに効果的にするためには、仕事の進捗状況を、毎日確認することです。予定通りに進んでいるのか、それとも遅れているのか、遅れた理由は何かなどを、その日の終わりにチェックする習慣をつけましょう。

毎日確認することで、タイムマネジメントを上手に進めていくコツのようなものが見えてくるはずです。

生産性向上につながるタイムマネジメント

タイムマネジメントが注目されているのは、時間の使い方を改善することによって、生産性の向上にもつながるからです。

時間に追われて仕事をしていると、意外に無駄な時間があることになかなか気づかないものです。

働き方改革で、残業時間の削減が進められるなど、仕事に費やす時間は縮小傾向にあります。その限られた時間で、着実に仕事をこなしていくためには、優先順位や効率性を意識したタイムマネジメントが重要になるわけです。

令和のビジネスパーソンには、この“タイムマネジメント術”は、欠かせないものとなりそうです。

まとめ

日本の産業界には、生産性の向上を図ることが求められていますが、とくに強く求められているのが管理部門です。たとえば、一日で100の成果しか出せなかったのが、同じ一日で200の成果が出せるようになれば、管理部門に注がれる視線も大きく変わってくるでしょう。

リモートワークが増えつつある今こそ、生産性の向上につながるタイムマネジメント術を身につけ、効率よく業務をこなしていけるようにしたいものです。

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