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Excelの表で数値が多い順に上位何件かのデータのみを表示したいケースはよくある。その際はフィルター機能を利用するのがもっとも手っ取り早い。今回はフィルター機能の使い方を解説する。
指定した条件で表のデータを抽出するフィルター機能。条件は語句の一致といった単純なものだけでなく、数値の大小などを細かく指定することも可能である。
例えば、図1のような店舗別の売上の表がA3~C18セルにあり、C列「売上」の上位5件のデータを抽出して表示したいとする。その手順は次の通りだ。まずはフィルターをオンにするため、目的の表内の任意のセルを選択し、[ホーム]タブの[並べ替えとフィルター]→[フィルター]をクリックする。
図1
(画像をクリックすると拡大表示します)
フィルターがオンになり、表の見出しのセルに[▼]が表示される。この[▼]から、抽出の条件を指定する。今回の「売上の上位5件」のような条件を設定するには、まずはC列「売上」の見出しであるC3セルの[▼]をクリックし、[数値フィルター]→[トップテン]をクリックする。
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