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人事総務担当者の役割は、働いている社員が円滑に業務を遂行できるようにサポートすることだが、生産性に直結しない業務のため、会社からするとコストセンターとしてみられてしまうことも多いようだ。
そのため、ITツールによる業務効率化や生産性の向上が求められているが、そのITツールに対して、人事総務担当者は、どのように受け止めているのかを、AI塔載型チャットツール「チャットプラス」の開発・提供を行っている「チャットプラス株式会社が、「業務の悩みや業務の効率化」に関する調査を行った。
さて、その結果である。現在利用しているITツールへの満足度は40%、つまり何らかの不満を抱えている担当者が60%である。しかし、将来的に利用するAIや自動化ツールに対しては、80%が期待していることもわかった。
また、業務効率化の課題については、勤務評価及び業務の能率化・効率化、ペーパーワークの減少・効率化、定型業務の効率化、勤怠管理、個人情報保護の徹底、社員の教育研修、優秀な人材確保などが、多くの人事総務担当者から挙げられている。
さらに、日々の業務で大変なこととして、「都度対応(37.3%)」、「管理業務(21.7%)」、「同じ説明を何度も繰り返すこと(21.5%)」、「書類の整理(17.5%)」など、IT化に逆行するようなアナログ的な対応に煩わされていることを、多くの人事総務担当者が挙げている。
このアナログ的対応を軽減するとされているのがITツールの活用だが、導入しているのは49.72%とほぼ半数である。担当者はもちろん、経営陣もITツールの必要性を感じているようだが、イニシャルコストやランニングコストの懸念から、導入をためらっているというのが実態のようだ。
そして、導入ツールの満足度は、「低い(48.5%)」、「かなり低い(12.6%)」で6割強、「高い(34.9%)」、「かなり高い(4.06%)」が4割弱という結果である。
業務効率のために導入したツールも、複雑な操作方法や汎用性が低いなど、使い勝手が悪ければ、満足度が下がることはもちろん、本来の目的である業務の効率化も覚束なくなることも考えられる。
人事総務担当者は、業務の効率化につながるツールの見極め、それを導入するコスト、導入することで得られるメリットを、しっかりと経営陣にプレゼンしてみてはいかがだろうか。
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