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管理部門の業務には、細かい定型業務が多く存在します。
AIやRPAは、管理部門のどのような業務を代行することができるのでしょうか。
実際の事例をいくつかご紹介していきます。
総務省が無線局の免許申請業務にRPAを導入
株式会社アイティフォーは2018年3月29日、総務省が無線局の免許申請業務にRPAを発注したと発表しました。
総務省は大量のデータ入力処理やルーティンワークの一部をRPAに代行させることで効率化を図る狙いのようです。2019年1月稼働の予定です。
また、総務省は業務改革モデルプロジェクトで、熊本県宇城市から応募のあった団体を、「RPA等を活用した窓口業務改革」として採択しました。理由として、最新の技術を活用した取組のモデルであることを挙げています。
団体は、業務改革の内容として、マイナンバーカードなどを活用した申請書などの簡素化と、遠隔地において審査などができる仕組みを導入することで支所の事務を効率化する、などを挙げています。
管理業務の中でも経理や人事関連が多い様子
定型業務としてさまざまな業務がありますが、AIやRPAが得意とする領域と実際に行っている管理業務の中でベストマッチと言えそうなのが経理関連の業務と人事関連の業務です。
実例をいくつかご紹介しましょう。
【経理】
・入金情報入力：1日100件以上に及ぶ入金情報の手入力をRPAが代行。ミスも無く所要時間も大幅に削減、担当者はスキルを生かせる他の業務に当たることが可能になりました。
・会計伝票の起票および照合：他部門から送られてくるファイルを参照し、会計伝票を起票する作業にRPAを適用しました。プロセスの約70％にRPAを適用することでケアレスミスによる計上ミスを防止でき、作業のクオリティも向上したそうです。
・日次会計レポートの作成：ビジネス部門に向けた日次会計レポートのメール送信にRPAを適用しました。社内データベースにアクセスし会計情報を取得することから、エクセルファイルで集計・加工を行い、メールでファイルを送信するところまで行うそうです。
・伝票入力：サントリービジネスエキスパート株式会社は、経理部門が経営に貢献できる、経理本来の役割に注力できるように、年間50万件にもおよぶ伝票の入力、承認、全件精査といった業務にRPAを適用しました。定型業務をRPAに代替したことで、本来の経理の役割である「経理・財務面からのコンサルティング」「財務諸表の作成」「社内外への適切な報告」「経理過程から出る課題の解決」などに力を注ぐことができたそうです。
【人事】
・人材評価：大丸松坂屋百貨店やパルコなど21社からなるJ.フロントリテイリンググループや、ANAグループは、従業員情報を一元管理できるサイダスドットコムを導入しました。これまでの人事評価や人材育成などの効率を改善できただけでなく、人材の適材適所が可能になったとのことです。他にも、マツダグループ、KFCコーポレーションなど、大手企業が続々と導入しています。
・勤怠、労務、採用、人事管理：勤怠や労務といった管理業務は非常に複雑に絡み合っています。それらを一括管理することで業務の効率化が図れ、さらに勤怠実績のデータ分析を行うことで勤務意欲の把握・管理、離職率を減少させることが可能になりました。このデータ管理・集計などだけではなく、分析まで行えるというのがAIの特徴でもあります。
・人材採用業務：採用に関わる業務は非常に多く、時間的にも限られた中で迅速に的確に行う必要があります。そんな採用業務でもAIが活躍しています。応募者の情報を一括管理し、ミスなく速やかに適正能力などを判断します。人の作業では見落とされていた部分や、採用者の人物像など採用計画の偏りを防ぐことが可能です。
ビッグデータから必要な情報を集めたり、データ分析をしたりすることが得意なAIと、定型作業が得意なRPAが私たちの職場でもすでに活躍を始めています。もっと高度な性能のAIがRPAと一体になり、自ら考え判断しながら業務を行う日も、そう遠くないのかもしれません。
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